Hogyan tudod egyszerűsíteni a papírmunkát?

Imádom a jó minőségű papírárut. Hozzánk közel is van két, eszméletlenül hangulatos papírbolt. Olykor-olykor betérek, gyönyörködöm az igazán minőségi színes papírokban, csomagolóanyagokban, dobozokban, filcekben, tollakban, miegymásban. Van ezeknek egy esztétikuma, diszkrét, régimódi bája.

Az információáramlásnál azonban a hatékonyság híve vagyok. Hatékonyságban az elektronikus forma verhetetlen. Főleg, ha az ember lánya/fia el is menti az infót több helyre. Saját tapasztalatból beszélek. :-)

A régi szokások csak nem akarnak kihalni. A papír, valahogy, istenuccse, de nehezen kopik ki az ügyintézésből.
Egyszer egy ügyfelem mesélte, hogy a magyar-ukrán határon azért engedték át őket hamar az ukránok, mert olyan papírt lobogtattak, amelyen a lehető legtöbb és legkülönbözőbb színű pecsét és persze aláírás szerepelt. A papírozás, a papírokon rajta a pecséttel (értsd: bélyegzővel) és aláírással elképesztően beette magát a néplélekbe. 
(Lábjegyzet: Svédországban lassan a papírpénz hivatalosan megszűnik. Turistaként svéd koronát nem is láttam, nem tudom, hogyan néz ki, mindenhol kártyával fizettem. Lábjegyzet bezárva.)

A papírok hatalma áll a képzések dokumentálásával kapcsolatban.
"Ez teljesen életszerűtlen, ez baromság!" Kb. ez a reakciója azoknak a képzőknek, akik nagyvállalatoknak, nagy megrendelőknek képeznek és először szembesülnek a felnőttképzési dokumentálási kötelezettségekkel. Például azzal, hogy a tanúsítványok hitelesített másolatát is meg kell őrizni a képzések dokumentációi között.

Ha engedélyezett képzést akarsz indítani, akkor, bizony, készülj fel a vaskos papírkötegekre. Akár OKJ-s képzésről van szó, akár egy tréningről, bizonyos papírokat nem tudsz megúszni. Azt viszont érdemes megtenned, hogy a lehető legjobban automatizálod a képzések dokumentálását. Simán fel lehet egy rendszert állítani. Anno, a nyelviskolánkban is ez volt, egy szoftver generálta pl. a jelentkezési lapot, felnőttképzési szerződést, haladási naplót, jelenléti ívet, miután bevitte az ügyfélszolgálatos a rendszerbe az adott képzés és a résztvevők adatait.

Ugyan a papírozási kötelezettség adott, azt viszont meg tudod tenni, hogy ezt a lehető leghatékonyabbá teszed. Ha már kötelező, akkor legyen gyors, nem? :-)


Sok tanfolyamot kívánok Neked,

Pásztor Eszter

A képzések dokumentálásáról még itt olvashatsz:

Miért fontos a "józan paraszti" a papíroknál is?
5 bevált recept a felnőttképzési szerződéshez