Miért fontos a "józan paraszti" a papíroknál is?

Nincsen tökéletes adminisztráció, maximum csak, ha robotok csinálják, mert mi, emberek nem vagyunk tökéletesek. A kérdés csak az, hogy a hibák halálosak, vagy piszlicsárék. :-)

A nyelviskolánkban anno folyamatosan csináltam a szemeszterek végén szokásos, szemeszter végi tanfolyami papír "rovancs"ot. Az akkori ügyfélszolgálatosunk mindent összekészített és mindig büszkén mutatta, hogy Eszter, ezt teljesen rendberaktam, minden tanártól bevasaltam mindent, minden megvan. Kinyitottam egy dossziét és tuti, hogy találtam valamit, amit lehetett még pótolni. Népszerű főnök voltam. :-) 

Viszont tudtam, mit érdemes nézni, mert én is csináltam a tanfolyami papírmunkát, nem a fotelből beszélek.
Gyakorlatból tudom, ha túlbonyolítod, akkor egyszerre lesz szövevényes, hatékonytalan és hibákkal teli.
És bizony, az ellenőrök nem túl megengedőek a hibákkal kapcsolatban. Biztosan tökéletesek és sosem hibáznak.

Jó, ha tudod, hogy engedélyezett képzéseknél egy vagonnyi dokumentumot szükséges nyilvántartanod és utána 5 évig megőrizned. Hogy ne csinálj többet, mint ami feltétlenül muszáj, ezért íme, egy lista.

A teljesség igénye nélkül, íme, néhány a kötelező és/vagy nélkülözhetetlen tanfolyami papírokból, engedélyezett képzéseknél: 

1. Írásos tájékoztató az adott tanfolyamról
2. Bekapcsolódást (ha van kötelezően előírva a képzési programban) igazoló dokumentumok eredeti példánya, vagy hitelesített másolat
3. Felnőttképzési szerződések (minden résztvevőre külön)
4. Haladási napló oktató(k) által aláírva és hiányzásokkal együtt
5. Jelenléti ív, résztvevők és oktató(k) által aláírva
6. Elégedettségmérő kérdőívek kitöltve
7. Elégedettségmérő kérdőívek kiértékelése
8. Záróvizsga dokumentáció
9. Tanúsítványok és/vagy igazolások és/vagy bizonyítványok hitelesített másolata
10. Oktató(k) szerződése, dokumentum, amely bizonyítja, hogy oktatták az adott tanfolyamot 
11. Hatóság felé leadott elektronikus bejelentés (ha tudtál csinálni), statisztika
12. A képzési helyszín bérleti szerződése, és/vagy tulajdoni lapja és/vagy adásvételi szerződése

FIGYELEM: ezen túl még lehetnek (vannak) dokumentációk, amelyek pl. a képzési program alapján szükséges az adott tanfolyamnál. Szintén fontos, hogy egyes papírokat a felnőttképzési törvény pontosan taglalja, hogy mit kell beleírnod, pl. a felnőttképzési szerződését. Erre különösen érdemes figyelned.

Tudod, nincs tökéletes dokumentáció, de ha kicsit figyelsz, nem nagyon, csak egy kicsit, akkor ésszerűvé és hatékonnyá tudod tenni a papírmunkát. Hogy ne a papírmunkával teljen el az időd, hanem valóban tudjál képezni. Hogy azzal tudj foglalkozni, amit valóban szeretsz.


Sok tanfolyamot kívánok Neked,


Pásztor Eszter